Un système d'accueil numérique personnalisé répond aux besoins uniques de la Western Pacific Trust Company

La Western Pacific Trust Company (WPTC) est basée à Vancouver et se concentre sur les marchés de capitaux privés. Sa composition spécialisée signifie que la société a des considérations opérationnelles uniques lorsqu'elle recherche des fournisseurs de technologie. En outre, comme WPTC considère son service client exceptionnel comme un avantage concurrentiel, il était important pour la société de trouver une solution technologique capable de maintenir ses normes élevées. Western Pacific Trust souhaitait transformer ses processus d'ouverture de compte, en passant d'un processus manuel à un processus numérique, sans compromettre l'expérience client.

L'intégration numérique était une question de bon sens

Avant que Mako Fintech n'apparaisse comme fournisseur de solutions pour la WPTC, les procédures d'ouverture de compte étaient généralement effectuées manuellement. Certains émetteurs disposaient des formulaires d'ouverture de compte de la WPTC sur leur plateforme, que les clients pouvaient remplir avec les programmes de signature numérique approuvés par la WPTC. Dans la majorité des cas, des courriels ont été envoyés avec des documents en pièce jointe à remplir et à signer soit manuellement, soit avec DocuSign ou HelloSign. Dans ces cas, les formulaires des clients étaient sur papier, de sorte que le processus exigeait qu'une personne désignée par l'émetteur guide le client tout au long du processus d'ouverture de compte, avant de vérifier et d'approuver les formulaires pour les soumettre à la WPTC.

Alison Alfer, présidente-directrice générale de la WPTC, explique que "c'est le bon sens" qui a incité la société fiduciaire à rechercher des solutions technologiques pour améliorer son processus d'intégration. Elle ajoute qu'ils étaient parfaitement conscients de la nécessité de passer au numérique, mais que la question était de savoir comment partir de zéro et expliquer à un fournisseur de technologie ce dont nous avions besoin.

Trouver l'ajustement parfait

La WPTC avait besoin d'un moyen plus efficace et plus convivial d'intégrer les clients, qui élimine les erreurs et les lacunes dans le processus de remplissage des formulaires et réduise le temps de traitement. Elle envisageait de développer un programme propriétaire pour répondre à ses besoins parce qu'elle ne trouvait pas ce qu'elle cherchait auprès des fournisseurs de technologies patrimoniales existants.

La WPTC a remarqué que Mako Fintech offrait des services numériques d'accueil et d'ouverture de compte à l'un de ses clients et a été intriguée. C'est ainsi que la WPTC a été présentée à Mako.

Après une démonstration du produit, l'équipe de la WPTC a été impressionnée par le fait que le système lui permettrait d'ouvrir de nouveaux comptes numériquement et qu'il pourrait être personnalisé et adapté aux besoins de la WPTC sans qu'elle ait à repartir de zéro. M. Alfer souligne qu'il est rapidement apparu que l'équipe de gestion de Mako était très réactive et partageait bon nombre des valeurs fondamentales de la WPTC. C'est cette expérience avec l'équipe de Mako Fintech qui a permis à la WPTC de s'assurer qu'elle travaillait avec le bon fournisseur de solutions.

Réimaginer le quotidien

Depuis le quatrième trimestre 2021, Western Pacific Trust Company utilise quotidiennement le système Mako. Son service d'administration des régimes utilise la solution numérique personnalisée d'accueil des clients pour remplir et soumettre les documents en ligne afin d'ouvrir des régimes enregistrés autogérés à la WPTC. Les gains d'efficacité du système ont été d'une grande aide pour leur équipe. Depuis que la WPTC utilise régulièrement la plateforme de Mako pour l'intégration numérique, elle a :

• Réduire la paperasserie mal remplie, ce qui permet à l'équipe chargée de l'administration du régime de gagner du temps.
• Réduction de l'aversion des clients pour la paperasserie
• Réduction substantielle de la nécessité pour l'émetteur d'intervenir dans le processus d'ouverture du compte
• Rationalisation des processus
• Amélioration des délais de traitement

Compte tenu du succès que la WPTC a rencontré avec Mako Fintech jusqu'à présent, elle envisage de nouvelles applications de la technologie pour soutenir ses opérations. Actuellement, l'équipe discute des ajouts à apporter au système d'inscription et explore les possibilités d'étendre la portée des services de Mako à la Western Pacific Trust Company.

Crédits d'image

Image d'illustration : Propriété de Mako Fintech