Si vous travaillez dans le secteur du patrimoine, vous savez que la plupart de vos règles sont fixées par les organismes de réglementation des valeurs mobilières, à une exception près : la manière dont vous vérifiez l'identité de vos clients. Au Canada, ces règles sont fixées par le CANAFE, l'organisme gouvernemental chargé de lutter contre la criminalité financière. Ces directives garantissent que le secteur de la gestion de patrimoine dispose de normes solides en matière de vérification de la clientèle et constituent une barrière contre les mauvais acteurs qui cherchent à blanchir de l'argent et à financer le terrorisme.
Tout professionnel de la gestion de patrimoine devrait avoir une connaissance de base de ces lignes directrices. Malheureusement, les lignes directrices officielles du CANAFE sont souvent difficiles à analyser pour en tirer des informations exploitables. Le présent article se propose de détailler, étape par étape, les normes établies par le CANAFE dans un langage courant. Si vous avez d'autres questions concernant ces lignes directrices, veuillez vous référer aux lignes directrices officielles du CANAFE.
La vérification de l'identité d'une personne ou d'une entité se fait généralement au moyen d'une pièce d'identité avec photo délivrée par le gouvernement ou d'un dossier de crédit, mais d'autres options sont disponibles dans des cas particuliers.
Les processus de vérification de l'identité offrent non seulement une protection solide contre le blanchiment d'argent, mais ils permettent également aux sociétés de gestion de patrimoine de mieux comprendre leurs clients et d'évaluer leur profil de risque et leur degré de tolérance.
Le CANAFE propose plusieurs méthodes différentes pour des situations particulières, chacune comportant des exigences uniques. Il ne s'agit pas seulement de vérifier l'identité, mais aussi de sauvegarder l'information et de la conserver dans votre dossier client d'une manière vérifiable.
Lors de l'élaboration d'un programme de conformité au CANAFE, il est essentiel de décrire les mesures prises pour vérifier l'identité d'une personne, y compris celles qui confirment l'authenticité, la validité et l'actualité des titres de compétences. Il est également judicieux d'inclure toutes les mesures que vous avez l'intention d'utiliser pour mettre à jour régulièrement ces informations en cas de changement.
Vous trouverez ci-dessous une version simplifiée des lignes directrices de la FINTRAC, qui met l'accent sur les informations essentielles requises pour chaque étape :
Cette méthode nécessite un document d'identité délivré par un gouvernement fédéral, provincial ou territorial (ou un document équivalent délivré par un gouvernement étranger).
Ce document doit être authentique, valide et actuel et contenir les informations suivantes :
Pour que cette méthode soit valable, vous devez enregistrer les informations suivantes :
La photo d'identité doit correspondre au nom et à l'apparence de la personne qui ouvre le compte. Toutefois, cette procédure doit être effectuée en personne, ce qui en fait un choix peu pratique et peu optimal pour les entreprises qui souhaitent servir leurs clients de manière efficace.
Heureusement, si vous ne pouvez pas rencontrer le client en personne, vous pouvez utiliser la carte d'identité avec photo comme l'un des facteurs de la méthode à double processus, en la complétant par une consultation du dossier de crédit ou un autre document.
Cette méthode implique l'utilisation d'un bureau de crédit canadien pour vérifier les informations du dossier de crédit à des fins d'identification, ce qui peut être fait directement dans Mako. Equifax et Transunion offrent ces services au Canada. Cette vérification doit comprendre les informations à jour suivantes :
Une fois le contrôle effectué, vous devez conserver les informations suivantes dans vos dossiers :
La méthode du dossier de crédit est notre méthode préférée de validation de l'identité, car elle offre une excellente expérience au client et peut être intégrée directement dans un flux de travail d'accueil numérique de Mako à l'aide d'API, permettant aux clients de s'inscrire à vos services rapidement et facilement.
Cette méthode consiste à combiner deux des étapes suivantes :
Les deux catégories de sources d'information utilisées pour vérifier l'identité d'une personne doivent être différentes. Si une agence d'évaluation du crédit regroupe des lignes de crédit, chaque ligne de crédit peut être utilisée comme une source distincte. Mako propose également cette méthode.
Conservez les informations suivantes pour vos dossiers en cas d'audit :
Il existe une échappatoire intéressante : si vous essayez d'utiliser la méthode du dossier de crédit et que le dossier de crédit existe depuis plus de six mois mais moins de trois ans, vous pouvez compléter le dossier de crédit avec un deuxième facteur pour considérer le client comme validé.
Cette méthode repose sur la vérification par l'intermédiaire d'une société affiliée qui fait partie de la même entité enregistrée (EE) que votre entreprise, comme décrit dans la section G de ce document. Si cette entité enregistrée a effectué une vérification d'identité valide et actuelle via l'identifiant gouvernemental, vous pouvez utiliser les mêmes données à vos fins.
Vous devez confirmer et conserver les informations suivantes dans vos dossiers :
Si un autre RE dont vous avez accès aux données a déjà confirmé l'identité d'une personne par le biais de la méthode d'identification gouvernementale, vous pouvez vous appuyer sur cette information pour effectuer un contrôle d'identité.
Lors de ce type de contrôle, les informations suivantes doivent être vérifiées et conservées dans vos dossiers :
Si vous avez déjà vérifié l'identité d'une personne et que les renseignements sont toujours valides et à jour, vous pouvez utiliser la vérification précédente comme méthode conforme à CANAFE. Toutefois, il vous incombe de conserver ces informations et de veiller à ce qu'elles soient régulièrement mises à jour.
Selon les lignes directrices du CANAFE, une entité peut être une société, une fiducie, une société de personnes, un fonds ou une association ou organisation non constituée en société. Toutefois, les règles sont légèrement différentes pour les sociétés :
La vérification de l'identité d'une entité se fait par la présentation de documents indiquant la date et les membres de l'entité, par exemple :
Ces informations doivent être conservées dans vos dossiers :
Les sociétés de gestion de patrimoine et d'actifs doivent également valider l'identité des représentants de l'entité, en particulier ceux qui sont autorisés à ouvrir le compte ou à y effectuer des transactions - et pas nécessairement les bénéficiaires effectifs finaux. La bonne nouvelle, c'est que vous n'êtes tenu de vérifier l'identité que de trois personnes au maximum pour une même entité. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les méthodes individuelles énumérées ci-dessus.
Comme il est courant dans la gestion de patrimoine et d'actifs d'intégrer des ménages comprenant quelques individus clés et une société de portefeuille ou un trust familial, Mako conçoit des flux de travail d'intégration des ménages qui garantissent que les entités et les individus sont validés dans le bon ordre et éliminent les validations en double.
Les lignes directrices peuvent sembler écrasantes au premier abord, mais il est essentiel d'en avoir une compréhension de base pour être en conformité. Toutefois, l'essentiel est de savoir que ce processus est beaucoup trop long et compliqué pour être entrepris seul.
En utilisant une plateforme d'onboarding numérique comme Mako, vous pouvez entièrement automatiser ce processus et réduire considérablement le taux d'erreur par rapport à la vérification manuelle, tant pour les entités que pour les individus. Accélérer cette étape nécessaire élimine la frustration de vos clients, donne à vos conseillers le temps de se concentrer sur le développement de leurs relations avec les clients et améliore l'efficacité de votre back-office.
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