La connaissance du client (KYC) est un processus essentiel pour le secteur de la gestion de patrimoine. Il permet non seulement d'assurer la conformité avec les différentes réglementations, mais aussi de réduire les risques, d'établir la confiance entre votre entreprise et vos clients et d'affiner la première impression que vous donnez.
Malgré cela, le KYC a toujours été abordé avec réticence en raison de son coût élevé en temps et en main-d'œuvre, ainsi que des nombreuses inefficacités et de la longueur du processus de vérification. Heureusement, les progrès technologiques dans le domaine de l'automatisation de l'identification des clients ont considérablement réduit ou carrément éliminé tous ces problèmes.
Cet article passe en revue les étapes de KYC qui peuvent être automatisées, leurs avantages et fournit des conseils utiles pour leur mise en œuvre.
L'automatisation du processus KYC fait référence à l'utilisation de la technologie pour accélérer et rationaliser le processus de collecte de données sur les clients et les vérifications réglementaires. L'automatisation de ce processus peut s'appliquer à plusieurs étapes comme la collecte d'informations, la distribution, le remplissage de formulaires, la signature électronique et le stockage de données.
L'automatisation de votre processus KYC peut apporter un large éventail d'améliorations opérationnelles et de réductions de coûts. Comme pour toute solution logicielle, l'investissement initial et la formation peuvent sembler décourageants, mais l'automatisation de KYC finit toujours par s'amortir.
En voici les principales raisons :
Les processus KYC traditionnels nécessitent beaucoup de main-d'œuvre pour traiter des formulaires papier coûteux qui doivent ensuite être reproduits à l'infini. L'automatisation du processus KYC vous permet d'alléger vos opérations tout en réduisant les risques potentiels d'amende en améliorant la qualité et la transmission des données.
Lorsqu'il est exécuté par des travailleurs humains, le KYC est extrêmement sujet à l'erreur. Lorsqu'il s'agit de données relatives à la gestion de patrimoine, ces erreurs sont particulièrement préjudiciables. Des données KYC incorrectes peuvent non seulement entraîner des sanctions réglementaires, mais aussi avoir des conséquences plus profondes en nuisant à la confiance et à la relation que vous avez entretenues avec vos clients.
Les réglementations KYC sont en constante évolution afin de s'adapter aux environnements financiers en constante mutation et aux tentatives de blanchiment d'argent. La numérisation des formulaires et l'automatisation vous permettent de modifier vos processus pour vous conformer aux nouvelles réglementations en quelques clics au lieu de devoir modifier manuellement toute votre bibliothèque de formulaires physiques. Un processus KYC automatisé vous permet également d'avoir un processus plus vérifiable et d'extraire n'importe quel type d'information sur le client à tout moment.
Lorsque l'intégration numérique est longue, les clients sont frustrés et abandonnent souvent le processus d'ouverture de compte. L'automatisation du KYC accélère le processus d'intégration et le rend pratique pour toutes les parties concernées. Cette expérience plus fluide est un avantage opérationnel évident, mais elle donne également à votre organisation une image structurée et méthodique.
Comme pour tout processus de mise en œuvre d'une technologie, votre organisation doit disposer d'un plan solide pour guider vos employés et vos clients à chaque étape. Une tâche commerciale comme le KYC aboutit à la transmission d'un grand nombre d'informations sensibles et doit être prise très au sérieux.
La première étape cruciale de tout processus d'automatisation consiste à étudier votre façon de faire actuelle afin d'identifier les étapes que vous aimeriez traiter à l'aide de la technologie. Si l'automatisation de KYC est souvent utilisée pour améliorer l'efficacité de vos employés, elle a également un effet notable sur l'expérience de vos clients. C'est pourquoi il est important de dresser la carte de votre parcours client afin de déterminer les actions qui pourraient bénéficier de l'automatisation.
Le choix du logiciel que vous utiliserez pour gérer votre KYC est une décision qui peut faire de votre mise en œuvre un succès ou un échec. Bien qu'il puisse être tentant de sélectionner une variété d'outils pour gérer tous les problèmes que vous pourriez rencontrer, il est souvent préférable de choisir une solution comme Mako qui fournit une expérience KYC tout-en-un tout en s'intégrant à tous les outils sur lesquels vous comptez actuellement.
C'est une chose d'automatiser la collecte des données, mais il est encore plus important d'avoir un bon plan pour les stocker et les intégrer à vos dossiers clients existants. Par exemple, Mako s'intègre aux CRM les plus populaires dans le domaine de la gestion de patrimoine et offre des options d'exportation de données simples et pratiques.
Avec l'arrivée de la technologie dans les processus de gestion de patrimoine, l'adhésion des employés est presque plus importante que celle de la direction. Même avec une mise en œuvre parfaite, si vos employés ne peuvent pas intégrer le logiciel choisi dans leur vie quotidienne, il est voué à l'échec. Veillez à collaborer avec votre fournisseur de services logiciels pour mettre en place un plan de formation solide et des contrôles continus afin de vous assurer que l'automatisation de KYC a l'effet désiré sur votre organisation.
L'automatisation de KYC ne doit pas être considérée comme un logiciel que l'on installe et que l'on oublie. Les flux de travail et les données recueillies doivent faire l'objet d'un suivi régulier afin de détecter tout problème potentiel. Il est également conseillé d'interroger vos employés et vos clients tous les trimestres pour connaître leur niveau de satisfaction à l'égard de votre solution d'automatisation KYC et savoir comment elle pourrait être améliorée.
Les formulaires papier sont difficiles à consulter une fois remplis et sont extrêmement sujets aux erreurs humaines au cours du processus de transcription. Compte tenu de l'évolution constante des réglementations financières, un processus KYC obsolète devient rapidement un handicap.
L'automatisation KYC est une innovation technologique polyvalente et efficace qui permet aux bureaux de gestion de patrimoine de gagner en efficacité. Impactant à la fois la performance des employés et l'expérience des clients, elle accélère l'accueil des clients et vous fournit des données propres et vérifiables sur lesquelles vous pouvez compter.
Si vous êtes prêt à vous lancer dans l'automatisation de votre KYC, n'hésitez pas à nous contacter pour une démonstration de la plateforme de Mako.
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