Les salles de données sont des environnements en nuage accessibles par un lien sécurisé. Ces environnements peuvent contenir des documents générés et remplis au cours d'un flux de travail ou d'autres types de documents en fonction de votre propre configuration.
Une salle de données peut ressembler à ceci :
En fonction de la configuration, les Data Rooms peuvent être envoyées lorsqu'une réponse de workflow donnée reçoit l'approbation finale et passe au statut "APPROUVÉ". Elles peuvent également être envoyées après qu'un certain rôle de formulaire a complété sa section ou une combinaison des deux.
Par exemple, un investisseur peut avoir accès à leur salle de données immédiatement après avoir rempli sa section ou après que son conseiller a signé le paquet.
Si votre plate-forme comprend des salles de données, les rôles de formulaire désignés recevront un courriel contenant un lien qui leur permettra d'y accéder.
Une fois que l'utilisateur a accédé à ce lien, il sera dirigé vers sa salle de données dans la plateforme Mako et recevra également un e-mail contenant le code d'accès.
Note : Le lien vers la Salle de données est permanent et n'expire pas. Cependant, le code d'accès expire au bout de 30 minutes. Pour récupérer un nouveau code, naviguez vers le lien original et un nouveau code d'accès sera généré et envoyé à l'utilisateur par courrier électronique. Veillez à consulter le fil de discussion lié à l'e-mail original pour les codes d'accès ultérieurs.
Une fois le code copié, saisissez-le et soumettez-le à l'invite pour obtenir l'accès aux documents.
Nous avons renforcé la sécurité de nos salles de données à la suite des commentaires des utilisateurs. Initialement, lorsqu'un flux de travail était approuvé, les investisseurs recevaient un lien leur permettant d'accéder aux documents signés, ce qui éliminait la nécessité de télécharger chaque dossier signé individuellement. Cependant, la méthode précédente présentait un risque de sécurité car les liens, envoyés par courrier électronique, pouvaient être consultés par toute personne possédant le lien.
Pour remédier à ce problème, nous avons ajouté une fonctionnalité de code PIN à nos salles de données. Si le flux de travail a été sécurisé à l'origine par un code PIN, la salle de données utilisera le même code PIN. Dans le cas contraire, un nouveau code PIN sera généré et envoyé aux investisseurs par SMS ou par courrier électronique. Cela garantit que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents sensibles.
