En utilisant les fonctions de rappels automatiques de Mako, les conseillers peuvent activer l'envoi de rappels selon un calendrier automatique pour n'importe quel signataire. Les propriétaires d'une organisation peuvent configurer un calendrier personnalisé pour les rappels automatiques, en choisissant d'envoyer un seul rappel, des rappels récurrents ou en utilisant le calendrier des rappels pour informer d'autres signataires, tels que les conseillers ou les responsables de la conformité, de l'inactivité de leurs réponses.
Contenu
A propos de
Mise en place de calendriers de rappel
Rappels récurrents (par exemple, tous les 3 jours)
Rappels non récurrents (par exemple, envoyer des rappels après 3 jours, 7 jours et 14 jours)
Notification d'inactivité aux autres signataires (par exemple, envoi d'une notification au conseiller lorsque l'investisseur n'a pas signé pendant 5 jours).
Utiliser des rappels dans les flux de travail un texte
Lancer un flux de travail avec des rappels automatisés
Visualisation des rappels programmés pour les réponses actives
En utilisant les fonctions de rappels automatiques de Mako, les conseillers peuvent activer l'envoi de rappels selon un calendrier automatique pour n'importe quel signataire. Les propriétaires d'une organisation peuvent configurer un calendrier personnalisé pour les rappels automatiques, en choisissant d'envoyer un seul rappel, des rappels récurrents ou en utilisant le calendrier des rappels pour informer d'autres signataires, tels que les conseillers ou les responsables de la conformité, de l'inactivité de leurs réponses.
Pour utiliser les rappels automatisés sur votre domaine, un propriétaire de votre organisation doit les activer dans la page des paramètres du flux de travail et créer un calendrier de rappel par défaut.
Mise en place de calendriers de rappel
Suivez les instructions ci-dessous pour définir un calendrier de rappel par défaut pour votre organisation.
Rappels récurrents
Accédez à l'onglet Paramètres du flux de travail sous Paramètres
Vous devez être propriétaire d'une organisation pour accéder à cette page.
Cliquez "Nouveau rappel"pour commencer à configurer le calendrier des rappels de votre organisation.
Par défaut, un premier rappel est envoyé après 7 jours d'inactivité, puis des rappels récurrents sont envoyés tous les 3 jours.
Vous pouvez modifier l'un ou l'autre de ces chiffres pour changer le nombre de jours avant le premier rappel et le nombre de jours entre les rappels récurrents
Cliquez sur "save" pour enregistrer votre calendrier de rappels et répétez ces étapes pour tous les autres flux de travail pour lesquels vous souhaitez activer des rappels automatiques.
Rappels non récurrents
Si vous souhaitez un calendrier de rappels plus personnalisé, vous pouvez configurer un rappel ou une série de rappels à envoyer après différentes périodes d'inactivité.
Désélectionnez "Rappels récurrents" pour que ce rappel ne soit envoyé qu'une seule fois.
Modifiez le nombre de jours que vous souhaitez attendre avant d'envoyer le premier rappel à un signataire inactif.
Pour ajouter un deuxième rappel, cliquez sur "Nouveau rappel" etrépétez les étapes 1 et 2 pour spécifier le nombre de jours que vous souhaitez attendre avant d'envoyer le deuxième rappel.
Dans cet exemple, un signataire recevra un rappel 3 jours après avoir reçu le flux de travail à signer, puis un second rappel 10 jours après avoir reçu le flux de travail à signer.
Cliquez sur "enregistrer" pour sauvegarder votre calendrier de rappels et répétez ces étapes pour tous les autres flux de travail pour lesquels vous souhaitez activer des rappels automatiques.
Envoi d'un rappel à un autre signataire
Si des mesures de suivi supplémentaires sont nécessaires après une période d'inactivité plus longue, vous pouvez choisir d'en informer un autre signataire, tel que le conseiller ou le responsable de la conformité. Ce processus peut être automatisé par le biais de votre calendrier de rappels.
Cliquez sur "Nouveau rappel" pour commencer à configurer un rappel qui sera envoyé à un autre signataire.
Modifiez l'entrée "nombre de jours avant le rappel" pour choisir le moment où vous souhaitez envoyer la notification.
Ensuite, cliquez sur "Paramètres avancés"pour modifier le nom de la personne à qui le rappel doit être envoyé (texte)
Le paramètre par défaut est "Signataire actuel", ce qui signifie que le rappel sera adressé au signataire qui a le statut "envoyé" et qui n'a pas signé depuis x jours.
Pour notifier un autre signataire, ouvrez le menu déroulant "Envoyer un rappel à" et sélectionnez le signataire que vous souhaitez informer de son inactivité.
Vous ne devez sélectionner que des signataires internes dans cette liste déroulante.
Répétez les étapes 1 à 4 si vous souhaitez envoyer des rappels supplémentaires au signataire interne ou cochez la case "rappels récurrents" pour les configurer automatiquement.
Dans cet exemple, après qu'un signataire a reçu le flux de travail pour signer dans son courrier électronique, il recevra un rappel 3 jours après, et un deuxième rappel 7 jours après avoir reçu le lien de signature. Après 14 jours d'inactivité, un rappel sera envoyé au PM signataire du flux de travail afin qu'il puisse prendre des mesures supplémentaires si nécessaire.
Cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder les modifications et répétez les étapes pour tout autre flux de travail pour lequel vous souhaitez activer les rappels.
Utiliser des rappels dans les flux de travail
Après qu'un propriétaire ait activé les rappels automatiques sur votre domaine, lors du lancement d'un flux de travail, vous pouvez choisir d'activer les rappels automatiques pour chaque signataire du flux de travail
Activation de rappels automatiques lors du lancement d'un flux de travail
Pour activer les rappels automatiques pour un signataire, naviguez jusqu'au signataire dans la page Démarrer le flux de travail
Activez la case à cocher "Envoyer des rappels automatiques"
Vous pouvez voir quand le signataire recevra des rappels en cliquant sur "Calendrier des rappels"
Cette opération utilise le calendrier de rappel défini par le propriétaire de votre organisation.
Visualisation des rappels à venir pour les réponses actives
Pour afficher les rappels à venir pour les signataires actifs :
Naviguer vers une réponse à partir de la page des réponses
Si les rappels sont activés pour le signataire actuel, une étiquette indiquant le nombre de jours avant le prochain rappel apparaîtra sur la page du signataire.
Pour consulter d'autres rappels à venir cliquez sur l'étiquetteou cliquez sur le bouton trois points sur le signataire et sélectionnez "Calendrier de rappel"un texte
Cette liste énumère les trois prochains rappels qui seront envoyés, y compris la date prévue et le destinataire du rappel.
Pour annuler les rappels pour ce signataire, cliquez sur "Annuler les rappels" dans cette fenêtre modale et aucun autre rappel ne sera envoyé.
